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ZTravel

Fai volare il tuo business con ZTravel, il software
per la gestione di trasferte e note spese!

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I software ZTravel Zucchetti sono la risposta per tutte le tipologie di imprese: dalle gestioni standard delle PMI ai grandi progetti anche internazionali, pensati su misura per le grandi aziende e realtà multinazionali.

I software ZTravel Zucchetti consentono di ottimizzare l'intero processo di gestione delle trasferte e note spese: semplificano i processi di comunicazione, favoriscono la collaborazione, aumentano la produttività di tutti i settori coinvolti, riducono notevolmente i costi di gestione e migliorano l'efficienza dei processi.

La gestione di trasferte e note spese è un processo molto complesso che riguarda diverse aree aziendali, in particolare quella amministrativa e quella di gestione del personale.

Per questo Zucchetti ha sviluppato Infinity ZTravel, il software che permette di ottimizzare l'intero processo di gestione delle trasferte e note spese.


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ZTravel è

Travel

Pre-Travel

  • Pianificazione della trasferta
  • Richiesta autorizzazione
  • Prenotazione dei mezzi di trasporto e hotel
  • Acquisizione documenti di viaggio
Paghe

On-Travel

  • Pianificazione della trasferta
  • Richiesta autorizzazione
  • Prenotazione dei mezzi di trasporto e hotel
  • Acquisizione documenti di viaggio
Timesheet

Post-Travel

  • Compilazione della nota spese
  • Controllo e approvazione della note spese
  • Importazione costi e riconciliazione automatica dei pagamenti elettronici e dei flussi di fatturazione elettronica
  • Gestione dei flussi di contabilizzazione
  • Liquidazione dei rimborsi
Analytics

Analytics

  • Monitoraggio del processo di trasferta
  • Analisi e valutazioni sui costi
  • Supporto alle decisioni
Blocco cta

Zucchetti HR ZTravel

Il Software ZTravel fa parte di Zucchetti HR

La prima e unica suite in tecnologia web e con base dati anagrafica unica per la gestione completa delle risorse umane, che offre alla Direzione HR software per gestire tutti gli aspetti di amministrazione del personale, di ricerca e gestione dei talenti e di welfare aziendale.

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Zucchetti HR ZTravel

Il Software ZTravel fa parte di Zucchetti HR

La prima e unica suite in tecnologia web e con base dati anagrafica unica per la gestione completa delle risorse umane, che offre alla Direzione HR software per gestire tutti gli aspetti di amministrazione del personale, di ricerca e gestione dei talenti e di welfare aziendale.

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Funzionalità ZTravel

Pre-Travel

Permette di gestire tutte le fasi pre-travel, dall'organizzazione all'approvazione dei viaggi aziendali.
In particolare:

  • la gestione delle prenotazioni dei mezzi di trasporto, di hotel, servizi di viaggio e di beni aziendali
  • la gestione degli anticipi
  • l'autorizzazione alla trasferta
  • l’acquisizione dei titoli di viaggio e la gestione dei documenti necessari per sostenere la trasferta

Note Spese

Permette di gestire la consuntivazione delle spese sostenute:

  • compilazione e approvazione della nota spese
  • predisposizione della Distinta Rimborsi
  • predisposizione degli output (liquidazione rimborsi, LUL, contabilizzazione)
  • liquidazione diretta dei rimborsi su conto corrente o su cedolino
  • contabilizzazione delle spese su sistema ERP aziendale
  • generazione dei documenti riepilogativi e relativi alle spese con fattura ai fini del recupero IVA

Prenotazione auto

Il modulo permette all'azienda di automatizzare il processo di prenotazione delle auto in pool.
I dipendenti che hanno necessità di effettuare una prenotazione, accedono ad un cruscotto tramite il quale avranno la possibilità di visualizzare le auto disponibili, le date disponibili ed eventuali prenotazioni già effettuate da altri colleghi.
Tracciando con precisione l'assegnazione delle auto aziendali, è possibile assegnare a posteriori eventuali contravvenzioni agli effettivi utilizzatori per date e orari precisi.

Localizzazione Automezzi

Il tema della mobilità riveste un’importanza crescente per tutte le aziende, sia in termini di sicurezza del personale che di organizzazione del lavoro e di conservazione dei beni strumentali.
ZTravel è l'unico software di gestione di trasferte e note spese presente sul mercato integrato con i dati di geolocalizzazione dei veicoli aziendali.

Localizzazione Automezzi permette di gestire e monitorare i veicoli aziendali, registrando localizzazione, itinerario, soste, velocità e km percorsi.

Pagamenti Elettronici

Con Infinity ZTravel acquisisci automaticamente (anche giornalmente) i costi e riconcili automaticamente i flussi di fatturazione elettronica e tutti i movimenti di pagamento generati da qualsiasi fornitore di carte di credito, di carte prepagate ecc.
L'acquisizione automatica dei pagamenti viene poi utilizzata dalla soluzione al fine di riconciliare i movimenti con l'effettiva trasferta di ciascun utente.

In questo contesto è attiva una sinergica integrazione con le carte di pagamento Soldo e con le carte aziendali centralizzate (es. Airplus Company Account, Diners Lodged e BTA American Express) per importarne quotidianamente i flussi dei pagamenti, con l’obiettivo di rendere automatica, veloce e certa compilazione della nota spese, completa di tutti i costi e rappresentativa del “total cost” aziendale.

Fatturazione Elettronica

Il modulo per la gestione della Fatturazione Elettronica permette di rendere efficiente il processo di riconciliazione automatica dei flussi di fatturazione elettronica per le spese di trasferta come vitto, alloggio e carburante.

Infinity ZTravel permette infatti di associare automaticamente spesa, dipendente e fattura perché combina:

  • dati relativi alla spesa e il proforma allegato dal trasfertista;
  • il file .xml, acquisito grazie all’integrazione con Digital Hub Zucchetti e gli altri software di fatturazione elettronica.

Al momento dal pagamento il dipendente può comunicare facilmente i dati utili alla fatturazione tramite il QR code generato dall’app mobile.

APP Mobile

Con l'App Zucchetti ZConnect fornisci ai tuoi dipendenti una serie di servizi e funzionalità 24 ore su 24, ovunque siano, anche in assenza di connessione dati.

Tramite l'App, il trasfertista ha la possibilità di inserire le spese sostenute durante la trasferta e tutte le informazioni ad esse associate, allegando anche la fotografia, effettuata con il dispositivo mobile, del documento (ricevute, fatture, ecc), velocizzando così le fasi di controllo della nota spesa prima della consegna della copia cartacea.

In presenza di connettività, grazie alla sincronizzazione automatica tra spese inserite su dispositivo mobile e l'applicativo Infinity ZTravel, le spese inserite vengono salvate in nota spese.
La nota spese viene così compilata e si riduce notevolmente il tempo necessario per la rendicontazione finale.

Analytics

La soluzione dispone di un evoluto strumento di business analytics che permette agli uffici coinvolti nell'intero processo di Trasferta e al Management di effettuare analisi e valutazioni sui costi per prendere decisioni sulla base di informazioni contestualizzate e strutturate.
I dati presenti nel sistema consentono di monitorare e analizzare i costi di trasferta tramite innovativi grafici e cruscotti di facile comprensione, personalizzabili per tipologia di utente e versatili nella composizione dei dati. L'utente può anche gestire in modo autonomo l'analisi delle informazioni grazie all'evoluto strumento di Business Intelligence.
Con ZTravel Zucchetti disponi in tutta semplicità e con immediatezza delle informazioni che ti servono a supporto delle decisioni (Decision Support System) e per il controllo delle performance aziendali (Business Performance Measurement).

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